La visioconférence au WTC en 2023

« Ça y est, on est connecté ! ‘Bonjour tout le monde ! Vous m’entendez ?’ Ah, non. Ils ne m’entendent pas… »

Voici un exemple typique de ce que les participants à une réunion en visio disent ou entendent en rejoignant une « salle » de réunion virtuelle.

Car oui, il est aujourd’hui commun de travailler à distance et d’assister à des meetings via différents outils de visioconférence.

Les origines de la visio

Tout commence en 1958 quand la visiotéléphonie est présentée à l’Exposition Universelle de Bruxelles. Il s’agit alors de voir son interlocuteur par téléphone. Mais la connexion étant faible et onéreuse, cette pratique reste rare. La visioconférence arrive en France en 1987 et s’implante dans les universités. Elle se démocratise et devient publique à partir de 1995 avec des liaisons entre l’Amérique du Nord et l’Afrique, notamment grâce à la collaboration entre Intel, Microsoft et RADVISION et la création des systèmes de communication VoIP (protocole vocal sur Internet).

Les premières solutions de travail collaboratif sont alors mises sur le marché. Mais c’est à partir des années 2000 que la visio prend son essor avec des outils comme Skype, aujourd’hui utilisé par des centaines de milliers de personnes à travers le monde.

Qu’est-ce que la visioconférence ?

La visioconférence, également appelée vidéoconférence, est un outil qui permet de réaliser des réunions à distance, en utilisant une webcam et une connexion internet. Grâce à cette technologie, les participants peuvent voir et entendre les uns et les autres en temps réel, même s’ils sont situés dans des endroits différents. La visioconférence offre de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent digitaliser leur mode de travail.

La visioconférence permet également d’améliorer la productivité et la réactivité des équipes. Les réunions à distance permettent de travailler en temps réel sur un même document, de partager des fichiers et de prendre des décisions rapidement. En outre, la visioconférence facilite la communication entre les collaborateurs qui travaillent à distance ou dans des bureaux différents.

Enfin, la visioconférence offre une grande flexibilité aux entreprises. Elle permet d’organiser des réunions à toute heure du jour ou de la nuit, sans être limité par les horaires de travail ou les fuseaux horaires. Elle offre également la possibilité d’inviter des participants de différents pays ou continents, ce qui facilite la collaboration internationale.

La digitalisation du travail

La digitalisation du travail (qui s’inscrit dans ce qui est appelé la transformation numérique des entreprises) est un phénomène qui a pris de l’ampleur ces dernières années, et qui s’est considérablement accéléré avec la pandémie de Covid-19. De plus en plus d’entreprises sont amenées à utiliser des outils numériques pour leurs activités, que ce soit pour la communication, la gestion de projet, la prise en charge des besoins des clients ou encore l’organisation du travail (télétravail, réunion à distance, flex-office…).

Selon une étude Hubspot, on recense 44,6 % de télétravailleurs en moyenne en Europe. Ce chiffre montre l’accélération de la digitalisation et, avec elle, l’usage quotidien d’outils de travail à distance.

Dans ce contexte, la visioconférence est devenue un outil indispensable pour les entreprises qui souhaitent maintenir une communication efficace entre les membres de leur équipe. Elle permet de tenir des réunions à distance, sans avoir à se déplacer physiquement, ce qui représente un gain de temps et d’argent considérable.

Avantages et inconvénients de la visio

Comme tout outil technologique, la visioconférence présente à la fois des avantages et des inconvénients pour les entreprises. On peut d’ailleurs déceler une certaine méfiance vis-à-vis de cet outil. Selon une étude menée par Qapa (plateforme de recrutement par l’intérim) auprès de plus de 4,5 millions de candidats et 135 000 professionnels, 75 % des Français pensent que la visioconférence n’est pas plus efficace que le téléphone, et 53 % avouent qu’ils n’apprécient pas vraiment d’être en visioconférence au travail.

Néanmoins, cet outil permet d’optimiser les méthodes de travail et présente certains avantages indéniables.

Les avantages de la visioconférence :

1. Gain de temps et d’argent : la visioconférence permet d’éviter les déplacements professionnels, ce qui réduit les coûts liés aux déplacements et au temps perdu en trajet. Fini les retards liés aux encombrements, aux grèves ou autres situations contraignantes.

2. Flexibilité : la visioconférence permet d’organiser des réunions à toute heure du jour ou de la nuit, sans être limité par les horaires de travail ou les fuseaux horaires.

3. Facilité d’utilisation : il suffit de cliquer sur un lien pour rejoindre la réunion sur un navigateur web ou via une application installée sur ordinateur, tablette ou smartphone.

4. Collaboration efficace : la visioconférence est immersive et permet de travailler en temps réel sur un même document, de partager des fichiers et de prendre des décisions rapidement, facilitant ainsi la collaboration entre les équipes. Toujours selon l’étude de Qapa, 82 % des sondés pensent que la vidéo permet une meilleure proximité humaine, 59 % qu’elle fait diminuer l’agressivité et 52 % qu’elle augmente la motivation.

5. Communication claire : la visioconférence permet de voir et d’entendre les participants en temps réel, ce qui facilite la communication et évite les malentendus.

6. Respect de l’environnement : en évitant les déplacements professionnels, la visioconférence permet de réduire l’impact environnemental de l’entreprise. Ce qui est un atout majeur dans un contexte visant à inscrire les habitudes et méthodes de travail dans une démarche éco-responsable.

Les inconvénients de la visioconférence :

Malgré ces aspects positifs, la vidéoconférence reste un outil technologique soumis à des paramètres techniques qui peuvent apporter leur lot de mauvaises surprises… Et oui, qui n’a pas connu le problème de connexion ou encore les bruits de fonds qui perturbent la séance de travail (« Maman, où as-tu rangé mon classeur ? ») …

1. Qualité de la connexion internet : la qualité de la visioconférence dépend de la qualité de la connexion internet des participants, ce qui peut poser des problèmes si certains ont une connexion faible ou instable.

2. Difficulté à maintenir l’attention : lors d’une réunion en présentiel, il est plus facile de maintenir l’attention des participants, alors qu’en visioconférence, il peut être plus difficile de se concentrer sur la réunion. A ce propos, il semble que la vidéo pousse de nombreux utilisateurs à se préoccuper d’abord de leur image et du 71 % des personnes en visio essayent d’abord de soigner leur image et d’être les plus présentables possibles. Ce qui peut distraire le participant du sujet de la réunion. Il faut également ajouter à cela le manque de formation aux outils qui peuvent être difficiles à gérer (utilisation du partage d’écran, de différentes salles…)

3. Problèmes techniques : les problèmes techniques tels que les bugs de logiciel, les soucis matériels (caméra, micro) ou les lenteurs de connexion peuvent survenir pendant une visioconférence, ce qui peut interrompre la réunion et retarder le travail.

4. Manque de contact humain : la visioconférence ne permet pas de nouer des contacts informels entre les participants, ce qui peut avoir un impact sur l’esprit d’équipe et la cohésion entre les collaborateurs. Le sondage de Qapa illustre cet aspect et démontre que de nombreux utilisateurs de la visio passent plus de temps à étudier la tenue, la coupe de cheveux ou le style vestimentaire des autres participants (68 %).

5. Tendance au narcissisme : la caméra a cet effet miroir que l’on ne trouve pas en réunion présentielle. C’est ainsi que les sondés de Qapa sont 58 % à tenter d’être le ou la plus sexy et 51 % d’arborer le sourire le plus radieux.

6. Manque d’intimité / voyeurisme : lorsqu’il y a plusieurs participants dans une visioconférence, il peut être difficile de discuter de sujets sensibles ou confidentiels, car tout le monde peut entendre la conversation. Sans parler des commentaires sur la décoration d’intérieur des collègues (62 % des personnes interrogées par Qapa) !

Une solution adaptée

La mise en place d’une réunion en visio demande une qualité sans faille des installations et de la connexion. Le World Trade Center Marseille Provence met à disposition de ses clients une salle dédiée à la vidéoconférence. Equipée par UBIC, cette salle modulable (de 53m² à 102m² selon les besoins) et baignée de la lumière du jour, est dotée du meilleur matériel disponible sur le marché.

Pour la partie vidéo : un écran de projection de 180×280 cm, un projecteur laser Sony 6000 lm, un dispositif ClickShare by Barco et trois caméras tourelles motorisées Sony.

Pour la partie audio : six enceintes de plafond en réseau, deux micros-plafond et deux micros HF. Le système est programmé pour capter les différents orateurs et retransmettre chaque prise de parole sans perdre aucune donnée. Le tout signé Shure Incorporated (leader mondial de la captation audio et de la conférence).

Connectique : Accès Wi-Fi ou connexion filaire, compatible avec toutes les applications de réunions à distance (Microsoft Teams, Training, Zoom, Skype…) et une tablette tactile pour commander l’intégralité du système.

Cette salle est aujourd’hui la mieux équipée de Marseille et permet de tenir des vidéoconférences jusqu’à 100 participants, avec une qualité optimale garantie !

Parole d’expert : Shure France

Enrique Borges, Senior Market Development Manager, Shure France a accepté de répondre à nos questions sur la visioconférence et l’offre phygitale proposée par le World Trade Center Marseille Provence.

Quelles sont, selon vous, les meilleures conditions pour une visioconférence réussie ?

Si par visioconférence réussie, vous voulez dire une réunion où chaque participant parvient à se faire entendre, à se faire comprendre et à partager son ressenti, alors indéniablement une visioconférence réussie passe avant tout par l’audio. La qualité vidéo joue, bien sûr. Mais si des bruits parasites comme une feuille de papier que l’on froisse viennent perturber vos propos ou qu’un micro placé trop près de votre bouche fait qu’on vous entend souffler et que votre interlocuteur décroche, à quoi bon.

À l’ère du travail hybride, poser un micro, un haut-parleur et une webcam d’ambiance ne suffit plus. Il faut considérer l’acoustique de l’endroit où l’on se trouve, que ce soit à la maison, dans une salle de réunion, ou encore en mode nomade dans des tiers lieux.

Aujourd’hui, il y a tellement de salles de réunions, de salles de conseil qui acoustiquement sont limitées (murs vitrés 4 mètres de hauteur sous plafond, une immense table en marbre…). Dans la salle, on se comprend pour peu que l’on ne soit pas trop loin de l’orateur, mais aussitôt que l’on passe en visioconférence, la réverbération de la pièce est transmise, et de l’autre côté, pour le participant à distance, l’intelligibilité est fortement réduite.

Les entreprises adorent publier sur les réseaux sociaux des images de leurs espaces repensés post-pandémie… mais celles qui intègreront le son dans leur réflexion, bien en amont, en plus de l’image, et en étroite collaboration avec les architectes, sont celles qui tireront leur épingle du jeu.

Comment une entreprise comme Shure s’est-elle adaptée à la demande grandissante d’équipement de salles de réunion ?

Depuis la pandémie, nous sommes tous devenus des stakhanovistes de la visioconférence, avec la fatigue et les frustrations qui en résultent. Et puis avec le retour au bureau, les collaborateurs en présentiel ont tendance à oublier leurs collègues contraints de travailler à distance.

Au-delà des études existantes dédiés à ce sujet, nous avons pu constater cela sur le terrain suite à nos différents échanges avec nos partenaires technologiques, que ce soit Zoom, Microsoft ou Barco, mais aussi avec les professionnels de l’AV/IT. La qualité est virale. Si j’ai des salles qui sont bien installées avec des équipements de qualité, on va exiger cette même qualité dans d’autres salles, et donc l’intégrateur capable de satisfaire ces exigences aura une demande continue pour de nouveaux marchés et de nouveaux clients.

Chez Shure, grâce à nos équipes d’ingénieurs R&D spécialistes et plus de 95 ans d’expertise audio, nous avons une maîtrise technologique et un savoir-faire reconnus par les professionnels du secteur et l’écosystème de l’intégration.

Au-delà de l’avantage du First-Mover, nous avons un historique de six à sept années d’installations qui nous a permis de développer toute une gamme de solutions permettant à la fois de s’adapter à nos clients, que ce soit dans le monde de l’entreprise ou le secteur de l’enseignement, mais surtout de s’adapter à chaque environnement chez ce même  client, quel que soit le type de salle et ses contraintes acoustiques.

En parallèle, parce qu’il est essentiel d’accompagner cette croissance portée par des technologies toujours plus complexes, nous avons mis en place un programme de formation continue avec le Shure Audio Institute qui permet d’accompagner les intégrateurs, collaborateurs et utilisateurs pour qu’ils soient plus efficaces sur site et maîtrisent eux-mêmes ces solutions.

Quelles sont les technologies utilisées pour ces équipements ?

La demande et l’adoption de technologies de microphones multicapsules en réseau et technologies d’intelligence artificielle sont en forte hausse et ne cessent de croître en réponse aux besoins des utilisateurs mais aussi face aux défis quotidiens des intégrateurs.

Nous sommes les premiers chez Shure à avoir introduit la technologie multicapsules appliquée aux salles de réunion, mais aussi à avoir lancé le premier DSP audio logiciel optimisé pour la visioconférence, ce qui permet de capter la voix de manière précise et ciblée en réduisant automatiquement les bruits de fond (AI Denoiser) et en préservant une qualité audio naturelle et constante quelle que soit la taille de la salle. Notre seul but : offrir la meilleure expérience audio possible pour les intégrateurs, les DSI et les utilisateurs… Une expérience qui soit toujours plus fiable, sécurisée et immersive.

Parole d’expert : UBIC

Références :

• https://www.qapa.fr/news/les-francais-en-ont-ils-marre-des-visioconferences/
• https://www.a2com.fr/blog/6-bonnes-raisons-dutiliser-la-visioconference-en-entreprise
• https://www.wimi-teamwork.com/fr/blog/avantages-inconvenients-visioconference/
• https://www.oodrive.com/fr/blog/productivite/digitalisation-reunions-enjeux/
• https://www.upmybiz.com/digitalisation-des-entreprises-le-virage-numerique-cest-maintenant/#:~:text=La%20digitalisation%20des%20entreprises%20consiste,entreprise%20et%20au%20monde%20ext%C3%A9rieur.
• https://contentsquare.com/fr-fr/blog/digitalisation-travail/ https://groupeozitem.com/collaboration-audiovisuelle-de-1958-a-nos-jours-quelle-revolution/#:~:text=L’histoire%20de%20la%20visioconf%C3%A9rence,en%20France%2C%20datent%20de%201987